Que faire après les résultats du SWP Readiness Assessment ?

En résumé, ce qu’il faut retenir de cet article …
✦ Après avoir terminé le SWP Readiness Assessment, exploitez les résultats pour élaborer des plans d’action concrets en mettant l’accent sur les forces et les faiblesses de votre organisation.
✦ Priorisez les initiatives en fonction de leur impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, en considérant l’importance, la faisabilité et les ressources nécessaires pour les mettre en œuvre.
✦ Définissez des jalons-clés pour mesurer les progrès et ajustez votre plan d’action au fil du temps.
✦ Engagez les parties prenantes pour assurer le succès du projet SWP. Gérez efficacement les défis liés au changement en communiquant de manière transparente.
✦ La surveillance continue est essentielle pour mesurer les progrès par rapport aux critères de succès que vous avez établis dans votre plan d’action. Gardez un œil sur les indicateurs clés de performance (KPI) que vous avez définis pour chaque initiative, et soyez prêt à apporter des ajustements pour vous adapter aux évolutions internes et externes

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🚨 Attention : cet article vous sera utile uniquement si vous avez réalisé un Readiness Assessment. Bon … en réalité, vous pouvez tout de même lire cet article pour avoir de idées sur la manière d’exploiter les résultats d’un état de lieux que vous auriez réalisé pour un tout autre projet … mais bon, il s’agit de la dernière partie d’une série d’article sur le Strategic Workforce Planning . Ça serait dommage de rater l’entrée et le plat principal 😉.

Si vous savez de quoi je parle, vous pouvez aller directement à l’introduction de cet article.

Si ce n’est pas le cas, je vous invite à aller faire un tour du côté de deux précédents articles où :

• je vous explique l’intérêt de réaliser un SWP Readiness Assessment quand on se lance dans la mise en oeuvre d’un projet de SWP
• les 7 items qui composent ce document Readiness Assessment.

Introduction

Donc si vous êtes ici, c’est que vous avez sûrement terminé votre Readiness Assessment.

Et maintenant ? C’est quoi la suite ? …

Oui, il y a bien une suite car ne l’oublions pas l’objectif de ce document est de vous aider à préparer le lancement de votre projet SWP. On ne remplit pas un document projet, juste pour le remplir … il doit bien nous servir à quelque chose.

Et c’est ce que je vous propose de voir dans ce dernier article !

Donc.
Après avoir complété ce SWP Readiness Assessment, vous allez peut-être vous rendre compte que certaines actions doivent être déployées avant de lancer votre SWP.

D’où l’intérêt d’exploiter ces résultats pour élaborer des plans d’action concrets. Ces plans seront basés sur l’analyse des forces et des faiblesses de votre organisation, en mettant l’accent sur les domaines nécessitant une attention particulière de votre part afin d’anticiper les risques que vous avez identifiés dans la précédente étape. Et vous vous rendrez compte qu’en démarrant certaines actions maintenant, cela facilitera votre projet SWP plus tard (par exemple, réfléchir sur la mise en place d’un catalogue de compétences pour évaluer les compétences des équipes …).

Alors attention !

Je le rappelle, l’objectif n’est pas de tout fixer d’un coup en quelques semaines. Ce n’est pas possible et ce n’est pas l’objectif. Les initiatives que vous allez identifier doivent être priorisées en fonction de leur impact sur vos objectifs stratégiques. Et certaines de ces initiatives pourront être toujours en cours quand vous lancerez votre projet SWP.

1) Exploiter les résultats du Readiness Assessment

Les résultats que vous allez obtenir vont constituer des informations utiles que vous pourrez utiliser dans votre projet SWP. Il est donc important de ne pas laisser ces résultats dans un placard et de les transformer en un plan d’action concret que vous pourrez partager avec les parties prenantes afin de mettre toutes les chances de succès de votre côté.

Toutes ces données vont vous aider à orienter votre démarche SWP.

a. Analyse des résultats

Les résultats du Readiness Assessment vous donneront une image claire des forces et des faiblesses de votre organisation vis-à-vis du Strategic Workforce Planning.

Vous pourriez avoir identifié, par exemple, que vous n’avez pas vraiment d’outils pour identifier les compétences de vos collaborateurs ou bien qu’il vous faut créer un catalogue de compétences commun et partagé par tous ou encore que vous n’avez pas tous les éléments relatifs aux enjeux et impacts d’un projet de SWP.

Utilisez ces informations pour définir des actions voire des projets à mettre en place afin de réduire ces gaps sur les différents items que vous avez identifiés dans la phase d’auto-évaluation.

b. Priorisation des initiatives

Il est rare qu’une organisation puisse aborder toutes les questions identifiées en même temps.

Vous allez donc devoir hiérarchiser les initiatives que vous avez identifiées en fonction de leur impact sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Considérez l’importance de chaque problème, ainsi que la faisabilité et les ressources nécessaires pour le résoudre.

Souvenez-vous qu’il n’est pas forcément nécessaire d’avoir 100% des items vert avant de lancer votre projet. Focalisez-vous sur ceux qui risqueraient de mettre en péril votre projet si vous ne trouvez pas de solutions pour y remédier.

Les autres items moins critiques pourront être traités au fur et à mesure de votre avancement. Un SWP est comme un marathon, ce n’est pas une course de vitesse de 100 m.

c. Définition de jalons-clés

Souvenez-vous que le SWP est un processus à long terme qu’il faudra suivre régulièrement pour réadapter votre feuille de route si besoin.

Dès cette phase de Readiness Assessment, vous allez pouvoir déterminer les jalons-clés qui vous permettront de mesurer les progrès que vous réaliserez au fur et à mesure. Ces jalons serviront de repères pour évaluer si votre plan d’action est efficace et s’il doit être ajusté au fil du temps.

Cela vous permettra également de communiquer auprès de votre sponsor et des vos parties prenantes sur les avancées de ce projet.

2) Engager les parties prenantes et démarrer votre gestion du changement

Une fois votre plan d’action établi, il est temps de passer à la mise en œuvre. Vous allez devoir solliciter l’aide de plusieurs acteurs et, je pense que vous le savez, le succès de votr projet sera corrélé avec l’engagement actif des parties prenantes et une gestion efficace du changement.

a. Collaboration avec les départements Opérationnels, la Finance et les RH

Comme je l’ai déjà dit le SWP n’est pas un exercice qui se réalise en vase clos, uniquement entre RH.

Oui, les RH jouent un rôle central, notamment en fournissant des données essentielles et en contribuant à la mise en œuvre des recommandations. Mais il est important que les départements opérationnels soient également impliqués dans cette démarche. Souvenons-nous que ces départements seront directement affectés par les décisions prises (après tout l’objectif est de soutenir la stratégie de l’entreprise).

Il ne faut pas oublier que tout entreprise se doit de piloter les coûts pour s’assurer de sa pérennité et de sa réussite. Impliquer le département Finance peut également s’avérer judicieux afin de récupérer des données finanicères afin de s’assurer non seulement de la réussite du projet mais également de sa rentabilité.

b. Gestion des défis liés au changement

Le changement est source de résistance au sein de l’organisation.

Et c’est normal, c’est l’évolution naturelle de tout changement. Il faudra y passer par là … mais vous pouvez réduire ce délai.

Et c’est pour cela que vous devez réfléchir à votre stratégie de gestion du changement dès maintenant. Cette stratégie a de grandes chances d’évoluer dans le temps … mais vous l’aurez en tête tout au long de ce projet de déploiement du SWP.

Avec le Readiness Assessment, vous allez identifier quelques éléments à bien avoir en tête dans la construction de cette stratégie, notamment communiquer clairement sur les raisons du projet SWP, partager les avantages attendus de ce projet ou encore quelles seront les conséquences pour les employés.

La communication transparente est essentielle pour atténuer la résistance au changement.

Utilisez donc les résultats du Readiness Assessment pour démarrer votre évaluation de l’impact d’un tel projet sur votre organisation mais également les collaborateurs de l’entreprise.

c. Maintien de l’engagement des parties prenantes

Souvenez-vous que l’engagement des parties prenantes ne se limite pas à la phase initiale de mise en œuvre. Cet engagement devra être maintenu tout au long du processus SWP.

Par exemple, organisez des réunions régulières pour tenir les parties prenantes informées des progrès réalisés et pour recueillir leurs feedbacks. L’engagement continu favorisera l’adhésion à long terme au processus.

Que diriez-vous d’organiser une réunion pour présenter les résultats de ce Readiness Assessment ainsi que les premières actions que vous aurez identifiées pour lancer votre projet SWP ? Si vous avez sollicité des personnes pendant cette phase d’évaluation, c’est un très bon moyen de leur faire un retour sur le résultats de leurs contributions.

3) L’importance de l’évaluation continue et de ajustements

Quand vous lancerez les premiers travaux sur le SWP, gardez à l’esprit que c’est un processus en constante évolution. Après avoir initié votre plan d’action et impliqué les parties prenantes, planifiez simplement à quelle fréquence vous évaluerez le projet et passerez en revue les actions entreprises pour d’éventuels ajustements. Cela vous aidera à maintenir une efficacité à long terme.

La surveillance continue est essentielle pour mesurer les progrès par rapport aux critères de succès que vous avez établis dans votre plan d’action. Cela signifie tout simplement garder un œil sur les indicateurs clés de performance (KPI) que vous avez définis pour chaque initiative.

Souvenez-vous qu’aucun plan n’est parfait dès le départ (c’est le magnifique mon de la gestion de projet 😉). Des ajustements seront souvent nécessaires pour s’adapter aux évolutions internes et externes. Cela peut impliquer de réaffecter des ressources, de revoir les priorités parmi les actions identifiées, ou d’adapter les objectifs en fonction de l’évolution de la stratégie globale de l’entreprise.

Conclusion

En suivant ces étapes, vous pourrez mettre toutes les chances de réussite de votre côté dans la mise en œuvre de votre projet SWP.

Votre entreprise pourra ainsi renforcer sa capacité à s’adapter aux évolutions du marché et à gérer efficacement ses effectifs.

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