Qu'est-ce que le Strategic Workforce Planning ?

Le ‘Strategic Workforce Planning’, qu’est-ce que c’est ?

En résumé, ce qu’il faut retenir de cet article…

✦ Selon une étude de KPMG, 70 % des organisations ont connu au moins un échec de projet. De nombreux échecs de projets sont attribués au fait que les Ressources Humaines (RH) sont le « maillon faible » dans la chaîne. Souvent, les RH ne sont pas impliquées dans les discussions initiales sur les objectifs et la stratégie de l’entreprise, intervenant plus tard pour s’aligner sur les décisions prises par les équipes métier et financière.

✦ Le SWP est un processus qui consiste à identifier les écarts entre les effectifs actuels et les besoins futurs, et à élaborer un plan d’action pour s’assurer que l’organisation dispose des employé·es, des compétences et des connaissances nécessaires pour atteindre ses objectifs et donc réaliser sa stratégie d’entreprise.

✦ Quelques avantages à s’intéresser à ce processus :

  • Alignement stratégique des effectifs : Le SWP permet d’aligner stratégiquement les effectifs sur les enjeux et objectifs de l’organisation, favorisant ainsi une vision commune entre RH, Business et Finance. Cela assure la présence de personnes compétentes pour chaque rôle clé et développe la transversalité
  • Anticipation des besoins et rétention des employés : En anticipant les besoins futurs, le SWP prévient les pénuries de personnel, réduit les coûts liés aux recrutements urgents et facilite la transition pour les nouvelles embauches. Il contribue également à améliorer l’expérience employé en prenant en compte leurs aspirations et en proposant des parcours de carrière.
  • Réduction des coûts, agilité et avantage concurrentiel : Le SWP identifie les écarts de compétences, permettant d’anticiper les formations nécessaires. Il réduit les coûts liés au turnover, optimise les dépenses en RH et offre une planification précise. Grâce à une meilleure préparation aux évolutions du marché, le SWP apporte agilité et flexibilité, renforçant ainsi l’avantage concurrentiel de l’entreprise.

Ce qu’on va voir dans cet article

    Introduction

    Dans les précédents articles, je vous présentais un outil pour lancer vos projets de Strategic Workforce Planning : la SWP Readiness Assessment. Et puis je me suis posée la question : « Mais au fait, est-ce que les gens savent exactement ce qu’est le Strategic Workforce Planning ??« .

    Et donc dans cet article, je vais vous parler … du Strategic Workforce Planning (aka le SWP) et vous expliquer pourquoi vous devriez vous y intéresser de plus près.

    Je vous propose de (re)découvrir comment cette approche est bien plus qu’un simple processus opérationnel RH.

    En effet, le Strategic Workforce Planning peut se révéler être un catalyseur de la transformation de vos organisations et vous aider à repositionner la RH dans son rôle de stratège au sein de vos organisations !

    Bon… je vous préviens dès maintenant : il ne s’agit pas d’un article neutre, je prêche pour ma paroisse, car je suis tombée amoureuse de ce processus 🥰. Je vous propose d’explorer toutes les dimensions de cette démarche passionnante ! (oui, oui, je vous assure, le SWP peut être très captivant !).

    Le SWP vous aidera à démontrer et à renforcer votre position essentielle au sein de vos organisations. Ce processus vous offre l’opportunité de mettre en lumière toutes les facettes de cette noble fonction que sont les RH : de l’opérationnel au stratégique, en passant par le soutien et l’accompagnement des employé·es et de la direction.

    Et donc, dans cet article en particulier, je vais vous expliquer ce qui se cache derrière ces 3 lettres : Strategic Workforce Planning et pourquoi vous devriez vous intéresser à ce processus.

    Pourquoi s’intéresser au Strategic Workforce Planning ?

    Pourquoi devriez-vous vous intéresser au SWP, même si vous ne faites par partie de la grande famille des RH ?

    À cause de cette statistique : 70%.

    D’après une étude réalisée par KPMG, 70 % des organisations ont connu au moins un échec de projet au cours des 12 derniers mois, et 50 % des répondants ont indiqué que leur projet n’avait pas réussi à atteindre de manière cohérente ce qu’ils avaient prévu d’accomplir.

    Donc en gros, si vous décidez de lancer un projet de transformation pour vous aider à atteindre vos objectifs, bah, disons que vous avez 7 chances sur 10 que ce projet échoue … Pas très vendeur, hein. (Bon, en réalité, c’est un peu plus compliqué que cela …).

    Il y a plusieurs raisons pour lesquels ces projets n’arrivent pas à terme. Mais souvent, c’est parce que la stratégie RH était “le maillon faible”.

    Quand les Dirigeants (et c’est peut-être votre cas …) réfléchissent aux objectifs et à la stratégie de l’entreprise, la RH n’est pas très souvent autour de la table. La RH arrive après, pour se décliner avec ce qui a déjà été décidé en amont, par le Métier & la Finance.

    Intéressant comme démarche : on réfléchit aux grands enjeux commerciaux et financiers de l’entreprise puis, ensuite, on regarde comment cela se répercute sur les employé·es, avec très peu de levier d’action pour challenger cette stratégie d’entreprise sur le plan humain… puisque tout a déjà été décidé en amont.

    Pourtant, une entreprise est définie par à la fois son organisation, ses process et par les employé·es qui la font tourner…

    Une entreprise est constituée de 2 éléments essentiels : les processus & ses employé·es
    Une entreprise est constituée de 2 éléments essentiels : les processus & ses employé·es

    Et c’est là qu’intervient le Strategic Workforce Planning !

    Son objectif est de repositionner la RH au même niveau que le Métier et la Finance et ainsi créer ce lien de cohérence qui manque entre la stratégie commerciale et la stratégie RH.

    « La question à laquelle vous cherchez à répondre est la suivante : l’entreprise peut-elle concrétiser ses plans du point de vue des personnes, des compétences, de la culture, du leadership, de la structure et de la gouvernance ? »

    Maria Horn, Directrice des opérations du groupe, Nando’s

    Qu’est-ce que le Strategic Workforce Planning ?

    Si on regarde sur le web, généralement, on présente le Strategic Workforce Planning ou la Planification Stratégique des Effectifs, en français, comme une approche qui vise à anticiper, à répondre aux besoins et à relever les défis en termes d’effectifs pour une organisation.

    C’est un processus qui consiste à identifier les écarts entre les effectifs actuels et les besoins futurs, et à élaborer un plan d’action pour s’assurer que l’organisation dispose des employé·es, des compétences et des connaissances nécessaires pour atteindre ses objectifs et donc réaliser sa stratégie d’entreprise.

    Voici comment je pourrais résumer ce processus en une image :

    Au début, j’avais créé ce visuel pour moi, pour mieux visualiser ce qui se cachait derrière ces 3 mots. Je voulais décortiquer ces 3 mots et mieux comprendre quel en était l’enjeu.

    Et puis, finalement, je commence petit à petit à le partager. D’ailleurs si vous avez-vous des commentaires, des suggestions, remarques… je suis à l’écoute !

    Donc… si on reprend chaque mot :

    STRATEGIC (Stratégique)

    Le SWP repose sur la stratégie à long-terme des organisations :

    • Quelle est l’ambition et la vision de l’entreprise sur les années à venir ?
    • Quels sont les plans d’actions sur le plan organisationnel et humain que l’entreprise devra mettre en place pour concrétiser cette vision ?

    L’enjeu est donc de pouvoir identifier les besoins futurs qui permettront de répondre à cette stratégie.

    Le mot stratégie en lui-même signifie que, généralement, la période temporelle envisagée devrait être suffisamment longue pour pouvoir se projeter et construire cette stratégie.

    Je vous expliquerai dans les prochaines éditions qu’il n’est pas forcément nécessaire de se projeter à 5-10 ans pour faire un SWP. Cela va essentiellement dépendre de l’enjeu auquel doit faire face l’organisation, son environnement, son marché et les changements auxquelles elle doit faire face.

    Cette ‘partie’ stratégique de ce processus a également pour objectif d’aller ‘challenger’ les hypothèses utilisées dans la définition de la stratégie de l’entreprise.

    Nous le savons. Le futur est incertain. Ce qui est vrai aujourd’hui peut ne plus l’être demain. Et parfois, il peut être intéressant de définir plusieurs scénarios envisageables pour imaginer et itérer différents plans d’action. (J’en parlerai davantage dans une prochaine édition …).

    C’est toute la différence entre prévoir et prédire 😉

    Passons maintenant, au deuxième mot.

    WORKFORCE (Effectifs)

    C’est bien beau de se projeter dans le futur avec de belles stratégies écrites sur le papier, mais il ne faut pas oublier qu’on part d’un existant pour avancer vers la concrétisation de cette vision. L’entreprise ne part pas d’une page blanche et doit également en tenir compte dans la mise en œuvre de sa stratégie.

    Et en plus, pour nous faciliter la tâche, il s’avère que le monde autour de nous change, évolue et ne restera pas statique, et le temps que nous mettons en œuvre ces plans d’action, certaines hypothèses seront déjà obsolètes 😉

    D’où l’importance de bien connaître les effectifs actuels, leurs profils, leurs compétences, leurs souhaits éventuels d’évolution… et également des indicateurs clés tels que le taux de turn-over, le coût des effectifs ou encore l’analyse démographique.

    En partant de notre point de départ, aujourd’hui, puis en analysant la manière dont notre ‘workforce’ pourrait évoluer naturellement, cela peut nous servir de base pour comparer les 2 trajectoires.

    En anticipant les évolutions naturelles de notre effectif, nous pouvons identifier les tendances émergentes, les compétences essentielles à développer et les écarts potentiels entre les besoins futurs et les capacités actuelles de notre ‘workforce’.

    Passons au dernier mot, qui donne tout son sens à cette approche, qu’est le SWP !

    PLANNING (Planification)

    Le SWP pourrait rester un exercice théorique si on s’arrêtait à la comparaison de l’évolution naturelle des effectifs avec les besoins identifiés pour réaliser la stratégie de l’entreprise.

    Bref, en gros faire une identification des écarts entre présent et le futur.

    Mais ce n’est pas le cas (en tout cas, normalement). Après avoir identifié ces écarts, le plus important est de déterminer comment nous allons pouvoir réduire ces écarts avec différents leviers internes (formation, développement des compétences, mobilité interne, réorganisation…) ou externes (recrutement, prestataires, intérims, partenariats…).

    Et si vous aviez défini plusieurs scénarios possibles, c’est dans cette phase que vous pourrez identifier les risques éventuels (humains, financiers, organisationnels…) de vos différentes options stratégiques.

    Voilà ce que nous cachent ces 3 mots !

    D’ailleurs, si vous êtes adeptes de la norme ISO, sachez que ce processus est référencé dans la norme ISO 30409:2016.

    En voici un extrait :

    “Il s’agit du processus d’intelligence économique destiné à informer l’organisation de l’impact actuel et futur de l’environnement externe et interne sur son activité afin de lui permettre d’adopter une structure résiliente pour s’adapter aux changements culturels à venir afin qu’elle soit en mesure de mieux se positionner dans le futur.”


    Bon, ça, c’est un peu la théorie, mais concrètement…

    • Comment peut-on justifier la pertinence du Strategic Workforce Planning (SWP), qui implique généralement des projections à 3-5 ans, dans un environnement en constante évolution rapide ? Est-ce pertinent ? Est-ce une perte de temps ?
    • Comment le SWP peut-il concilier l’agilité et la flexibilité lorsqu’il s’agit d’un processus orienté vers le long terme ?
    • Quelle approche choisir pour commencer ? Devons-nous faire un déploiement complet (big-bang) ou d’abord un Proof of Conception ?
    • Comment le SWP prend-il en compte la nécessité pour les employés d’acquérir de nouvelles compétences dans un contexte où les besoins en compétences évoluent rapidement ?
    • Face à des budgets souvent serrés, comment justifier les investissements nécessaires pour mettre en place le SWP, surtout si certains considèrent que cela pourrait être une dépense inutile en raison de l’incertitude inhérente aux projections à long terme ?
    • N’est-ce pas finalement une usine à gaz ce truc ?

    Pour avoir la réponse à ces questions, il faudra attendre les prochains articles 😉. Je vous partagerais des cas d’usages pour vous aider à comprendre comment vous pouvez utiliser ce processus comme levier de vos projets de transformations !

    Pourquoi faudrait-il s’intéresser au Strategic Workforce Planning ?

    … Parce qu’il a la capacité d’influencer une grande partie des processus d’une entreprise.

    Oui, oui, je sais, je ne suis pas neutre quand je dis ça 😁, mais mon objectif est de vous convaincre, non !

    « Dans le monde actuel, en constante évolution, les organisations doivent s’assurer qu’elles disposent des bonnes personnes aux bons postes et au bon moment pour rester compétitives et rentables. Le SWP est un processus qui peut permettre aux organisations de répondre à ce besoin. Cependant, de nombreuses entreprises n’ont toujours pas implémenté de SWP et, par conséquent, elles souffrent d’un désavantage concurrentiel et ne parviennent pas à atteindre leur plein potentiel. »

    – extrait du rapport RL100 – Strategic Workforce Planning Playbook

    Voici quelques exemples des avantages à mettre en place un processus de SWP dans votre organisation :

    • Un Alignement entre Stratégie & Ressources Humaines : Le SWP vous permet d’aligner stratégiquement vos effectifs sur vos enjeux et objectifs, ce qui signifie que vous disposez toujours du bon nombre de personnes possédant les compétences appropriées pour chaque rôle clé identifié. Et en bonus : le SWP contribue à développer la transversalité et créer ainsi une vision stratégique commune et partagée entre RH – Business- Finance.
    • Une Anticipation des Besoins : En anticipant les besoins futurs, vous évitez les pénuries soudaines et les coûts élevés liés à un recrutement urgent, tout en assurant une transition en douceur pour les nouveaux embauchés.
    • Une Rétention des employé·es : Le SWP vous permet également d’améliorer l’expérience employée, en prenant en compte, par exemple, les aspirations de vos employés actuels et en leur proposant des parcours de carrière.
    • Une Réduction & une Maîtrise des coûts : Le SWP permet d’identifier et de réduire les écarts en terme de compétences et donc d’anticiper les formations à mettre en oeuvre auprès des collaborateurs. Il vous permettra de réduire les coûts de turnover du personnel, et d’optimiser les dépenses en matière de ressources humaines grâce à une planification plus précise et une anticipation des recrutements.
    • Agilité, Flexibilité et Réactivité : Grâce au SWP, vous êtes mieux préparé à faire face aux évolutions du marché et aux changements technologiques. Vous serez en mesure de réagir plus rapidement en adaptant vos plans d’action RH en conséquence. Vous serez également amené à réfléchir à différents scénarios pour la mise en oeuvre de la stratégie de votre entreprise, ce qui vous aidera à faire face à ces événements externes.
    • Un avantage concurrentiel : Votre avantage concurrentiel viendra de la capacité de votre entreprise à avoir « le bon collaborateur au bon endroit, au bon moment » et surtout avec engagement et motivation. Vous serez en mesure de répondre rapidement aux besoins du marché, en offrant un meilleur service client tout en proposant une expérience employé adaptée et alignée avec la culture de votre entreprise.


    Bon, je vais m’arrêter là pour ce premier article !

    J’espère que je vous ai donné envie d’en savoir plus 😉

    D’autres Ressources pour continuer à explorer ce sujet


    Si vous souhaitez en savoir plus sur le Strategic Workforce Planning, je vous propose de me contacter afin que nous puissions en discuter ensemble.

    Auteur

    CEO & Fondatrice du cabinet de conseil Kachōwa. Je mets mon expertise au profit des entreprises pour les accompagner dans leurs projets de croissance & transformation sur des thématiques RH via du conseil ou du coaching.

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