7 items à évaluer avant de lancer votre projet SWP

En résumé, ce qu’il faut retenir de cet article …
✦ Le SWP Readiness Assessment est une étape importante dans la préparation d’un projet de Strategic Workforce Planning (SWP). Il vise à poser les bases du projet en identifiant les enjeux, les impacts potentiels sur l’organisation, les risques, et en alignant les objectifs de l’entreprise avec les ressources nécessaires.
✦ Le SWP Readiness Assessment se compose de 7 items clés couvrant des domaines essentiels tels que la culture d’entreprise, les enjeux du SWP, le sponsorship et les ressources, la stratégie de l’entreprise, les compétences des collaborateurs, les outils et analytics, ainsi que les risques et conséquences du projet sur l’organisation.
✦ Compléter le SWP Readiness Assessment peut générer des actions concrètes à mettre en place avant de se lancer dans un projet SWP, garantissant ainsi le succès de l’initiative. Cette phase de questionnement aide à anticiper les changements à venir, à identifier les zones nécessitant une attention particulière, et à maximiser les chances de réussite du projet SWP.

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Dans le dernier article publié qui expliquait la phase de préparation d’un projet SWP, je vous avais expliqué en quoi il était important de démarrer un projet de SWP par une phase de questionnement afin de, soit se préparer au mieux dans le lancement du projet, soit de réajuster la route si le projet n’était pas partie sur le bon pied …

Si vous avez lu l’intégralité de cet article, vous vous êtes surement rendu·e compte que … je n’avais pas vraiment abordé le contenu de ce questionnement et notamment les différents items qui constituent l’outil SWP Readiness Assessment.

Devinez quoi … C’est ce que je vous propose de regarder ensemble dans cet article de blog !

Attention : Je vous rappelle qu’il s’agit d’une phase où vous allez vous posez pleins de questions, et c’est normal. L’objectif de cette phase est :

• de prendre conscience des enjeux et des impacts potentiels d’un projet SWP sur ses opérations,
• de détecter les risques potentiels et de préparer des stratégies d’atténuation de ces risques,
• d’aligner les objectifs de l’entreprise avec les ressources nécessaires, renforçant ainsi la cohérence des actions entreprises,
• de préparer le terrain du changement en engageant les parties prenantes et en identifiant les défis à venir.

Et pour cela, il va falloir passer par un questionnement des principaux éléments constituant un projet SWP ! Et ces principaux éléments sont au nombre de 7.

L’outil SWP Readiness Assessment , qui synthétise cette phase de questionnement, est composé de 7 items-clés qui vont couvrir un large éventail de domaines essentiels pour la réussite de votre projet. Pour chacun de ces items, vous trouverez une série de questions qui ont été conçues pour vous inciter à prendre le temps de réfléchir aux défis potentiels ainsi qu’aux répercussions que votre projet pourrait avoir sur votre organisation.

Compléter ce document peut constituer une projet à part entière si vous démarrez de zéro et que vous découvrez le Strategic Workforce Planning. En effet, il peut engendrer des actions concrètes qui devraient être mis en oeuvre avant de vous engager dans un projet SWP et pour garantir le succès de celui-ci.

Et c’est justement le but de cet outil !

Cette démarche vise à vous assurer que vous avez tous les éléments à votre disposition pour déployer votre projet dans les meilleurs conditions qu’elles soient.

L’objectif de cette phase de questionnement est donc de vous aider à anticiper et à préparer votre organisation aux changements à venir, tout en identifiant les zones qui nécessitent une attention particulière. En répondant de manière approfondie à ces questions, vous serez mieux équipé pour prendre des décisions et pour garantir que votre projet soit aligné sur les objectifs et les besoins de votre organisation, tout en maximisant ses chances de succès.

Et puis si jamais vous vous sentez bloqués ou si vous avez d’autres questions qui émergent suite à votre brainstorming, souvenez-vous que je suis là pour vous accompagner dans cette phase de questionnement.

Maintenant, je vous propose de découvrir plus en détail les 7 items qui sont évalués dans ce Readiness Assessment.

Les 7 items de ce SWP Readiness Assessment

Les 7 items de ce Readiness Assessment vont couvrir les thématiques suivantes :

• La culture d’entreprise : Évaluer la culture d’entreprise est essentiel pour comprendre comment le SWP sera accueilli. Il s’agit de déterminer si la culture favorise l’adaptation au changement, la collaboration et la transparence, des éléments cruciaux pour le succès du SWP.
• Les enjeux d’un SWP et ses impacts sur votre organisation : Comprendre les enjeux spécifiques d’un SWP et ses impacts potentiels sur l’organisation est fondamental. Cela permet d’anticiper les défis et de préparer les parties prenantes à ce processus de transformation.
• Le sponsorship et les ressources-clés : Identifier les sponsors du projet et les ressources clés nécessaires à la mise en œuvre du SWP est un élément important. Cela garantit un soutien de haut niveau et les moyens nécessaires pour réussir.
• La stratégie de l’entreprise : S’assurer que le SWP soit aligné sur la stratégie globale de l’entreprise est essentiel. Cela permet de garantir que les efforts sont dirigés vers les objectifs stratégiques de l’organisation.
• Les compétences des collaborateurs : Évaluer les compétences actuelles des collaborateurs est un élément central du SWP. Cela permet d’identifier les écarts en compétences et de développer des plans d’action RH appropriés.
• Les outils et analytics qui seront utilisés : Identifier les outils et systèmes d’analyse qui seront utilisés dans le cadre du SWP est important pour assurer une collecte de données efficace et une analyse pertinente.
• Les risques et conséquences du projet sur votre organisation : Examiner les risques potentiels du SWP et les conséquences sur l’organisation en cas de problèmes est une étape importante. Cela permet de prévoir des stratégies de réduction des risques et de planifier en conséquence.

En résumé ces 7 items vont couvrir 4 domaines essentiels de tout projet de transformation, qu’il s’agisse d’une réorganisation interne, d’une adoption de nouvelles technologies, d’une expansion commerciale ou de toute autre initiative majeure : les Personnes, les Processus, les Ressources et l’Organisation. Ces quatre éléments forment un cadre intégré qui permet d’assurer le succès de votre transformation.

Quand on se lance dans un projet de transformation, chacun de ces aspects est interconnecté et ignorer l’un de ces domaines peut entraîner des défis majeurs. Par exemple, une réorganisation sans tenir compte de la formation et de l’engagement des employés peut entraîner une résistance accrue au changement. De même, l’automatisation des processus sans une gestion appropriée des ressources financières peut se révéler coûteuse et inefficace.

Une transformation réussie nécessite une approche holistique, en prenant en compte tous ces aspects. En intégrant ces domaines dans la stratégie de transformation et plus particulièrement dans votre projet de SWP, vous pourrez maximiser les chances de succès et de croissance durable de votre entreprise.

Et souvenez-vous qu’au delà de la simple évaluation, travailler sur ces 7 items vous permettra d’embarquer plus facilement les parties prenantes et vos collaborateurs lors de la phase d’implémentation du SWP.

Si on prend, par exemple, le contexte de l’entreprise, se poser de questions relatives à la vision ou encore la stratégie de l’entreprise vous permettra non seulement de mieux vous approprier ces enjeux et également de challenger cette stratégie d’entreprise. Et d’ailleurs … avez-vous identifié différents scénarios vis-à-vis de cette stratégie ?

De plus, vous aurez plus de faciliter à faire adhérer tous les acteurs de l’entreprise si vous êtes en mesure de communiquer régulièrement sur cette stratégie et sa déclinaison dans chaque département de l’entreprise.

Autre exemple : en développant une meilleure connaissance de vos collaborateurs à travers les compétences qu’ils ont acquis tout au long de leur expérience professionnelle mais également personnelle, cela vous permettra de mieux connecter les besoins futurs de votre entreprise avec les capacités de vos collaborateurs tout en les fidélisant. Cette connaissance des compétences vous sera également utile dans d’autres processus RH et vous aidera dans vos initiatives de développement de compétences ou encore d’engagement des employés.

Les étapes-clés de ce Readiness Assessment

Si vous souhaitez récupérer le template SWP Readiness Assessement, il suffit de cliquer ici →Télécharger le SWP Readiness Assessment ←

1- Identifier les acteurs-clés du projet

Idéalement, il serait intéressant de compléter le SWP Readiness Assessment avec l’équipe qui sera en charge de travailler sur le SWP. Cela vous permettra d’avoir un premier aperçu de la perception de chacun sur ce sujet avant même le lancement effectif des travaux (et puis vous vous sentirez moins seul·e dans cet exercice).

Essayez d’identifier les parties prenantes clés – de préférence à la fois dans les départements métiers, finance et ressources humaines – et assurez-vous d’avoir leur soutien avant de lancer le projet. Un bon exercice est d’aller les voir avec ce template et de leur demander leur avis sur le positionnement de l’entreprise vis-à-vis des items du Readiness Assessment.

2- Collecter les informations nécessaires à la bonne compréhension et analyse du projet

Une étape importante dans tout projet SWP est la collecte d’informations pertinentes sur l’organisation, ses effectifs actuels, ses pratiques de gestion des ressources humaines, sa culture d’entreprise, ses objectifs stratégiques, etc. Vous devrez peut-être mener des entretiens avec les responsables RH, les dirigeants et d’autres parties prenantes pour récupérer ces informations.

3- Analyser les données collectées

Une analyse approfondie des données collectées vous permettra d’évaluer votre entreprise quand à sa capacité à se lancer dans un projet de SWP.

Les données à collecter peuvent inclure, par exemple, la disponibilité des informations sur les compétences des collaborateurs, des informations sur la culture d’entreprise et la stratégie de l’entreprise, etc.

4- Rédiger le rapport d’analyse

Une fois que vous avez collecté et analysé les données nécessaires pour compléter le SWP Readiness Assessment, complétez le template et rédigez un rapport complet qui résume les résultats de cette auto-évaluation que vous pourrez partager avec vos sponsors et parties prenantes.

Mettez en évidence les forces et les faiblesses de l’organisation en ce qui concerne le SWP. Proposez des recommandations spécifiques pour renforcer la préparation de l’organisation.

Ces recommandations peuvent inclure une demande de renforcement de l’équipe projet (via des ressources internes ou externes), des investissements dans les systèmes de gestion des compétences des collaborateurs, des modifications de la culture organisationnelle, etc.

Le rapport et les recommandations doivent également tenir compte de la nécessité d’une évolution constante et d’une amélioration continue de ce processus. L’objectif n’est pas d’avoir 100% sur tous les items mais plutôt de prendre conscience des points sur lesquels vous devrez porter une attention plus approfondie afin de garantir la réussite de votre déploiement.

5- Partager les résultats du rapport

On l’oublie parfois mais souvenez-vous que ce rapport n’est pas une fin en soi. Partager les résultats et vos recommandations avec les acteurs-clés du projet et discuter des mesures à mettre en oeuvre pour assurer la réussite de votre projet.

Et souvenez-vous que le Strategic Workforce Planning est un processus continu. Même si votre entreprise peut ne pas être totalement prête au départ, elle peut progressivement développer ses capacités au fil du temps. Et il sera essentiel de surveiller régulièrement les progrès, d’apporter des ajustements lorsque nécessaire et d’optimiser les actions en cours durant toute la phase de déploiement.

L’objectif n’est pas d’avoir 100% sur l’ensemble des items mais plutôt d’avoir conscience du point de départ de l’entreprise, c’est-à-dire “la hauteur de la marche à franchir” et des difficultés potentiels que vous rencontrerez tout au long du déploiement de ce projet.

Dans le prochain article, je vous proposerai de voir comment mettre en oeuvre les résultats de ce SWP Readiness Assessment et d’aller de l’avant dans le démarrage de votre projet SWP au sein de votre organisation. Une fois que vous aurez complété cette évaluation de votre entreprise, vous disposez d’une base solide pour définir les étapes suivantes de votre projet SWP.

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